Evenementenbureau Roma gevestigd te Kanaalstraat 8, 5757 RP Liessel.
Artikel 1 Definities: In deze algemene voorwaarden, en in een overeenkomst waarop deze toepasselijk zijn, wordt verstaan:
1.1 onder opdrachtgever: de (rechts)persoon, die aan opdrachtnemer een opdracht heeft verstrekt tot advisering over, organisatie van, of uitvoering van een evenement.
1.2 onder opdrachtnemer: de (rechts)persoon, die zich jegens opdrachtgever heeft verbonden tot advisering over, en/of organisatie van, en/ of uitvoering van een evenement, dan wel die zich -in het offertestadium- bereid is zich daartoe te verbinden.
1.3 onder overeenkomst: een overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer tot advisering over, en/of organisatie van,en/of uitvoering van een evenement.
1.4 onder artiest: iedere artiest (in de meest ruime zin), spreker of musicus, alleen of in groepsverband, die zich jegens opdrachtnemer tot het geven van een optreden heeft verbonden.
1.5 onder productiedatum: de (eerste) dag waarop het krachtens een overeenkomst door opdrachtnemer te organiseren of uit te voeren evenement zal plaatsvinden.
1.6 onder locatie/ tijd: de met opdrachtgever overeengekomen plaats en tijd van uitvoering van een (gedeelte van een) evenement.
1.7 onder uitkoopsom: de all-in prijs voor het desbetreffende onderdeel van een door opdrachtnemer te organiseren of uit te voeren evenement waarop deze term betrekking heeft, met inbegrip van belastingen (uitgezonderd omzetbelasting) en premieheffing, indien van toepassing.
1.8 De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor afdracht van eventuele rechten Buma Stemra

Artikel 2 Toepasselijkheid van voorwaarden
2.1 Deze algemene voorwaarden maken deel uit van alle offertes van en overeenkomsten met opdrachtnemer waarin naar deze voorwaarden wordt verwezen.
2.2 Afwijkende bedingen en eventuele algemene voorwaarden van opdrachtgever gelden slechts indien en voor zover deze uitdrukkelijk door opdrachtnemer schriftelijk zijn aanvaard.

Artikel 3 Offertes
3.1 Offertes van opdrachtnemer gelden als een uitnodiging aan een potentiële opdrachtgever tot het doen van een onherroepelijk aanbod om een overeenkomst te sluiten als in de offerte beschreven.
3.2 Offertes van opdrachtnemer hebben een geldigheidsduur van 14 kalenderdagen.
3.3 Alle prijzen die vermeld worden zijn huurprijzen tenzij anders vermeld.

Artikel 4 Totstandkoming van de overeenkomst
4.1. Opties hebben, tenzij anders overeengekomen, een geldigheidsduur van 14 dagen, te rekenen vanaf de datum van herbevestiging door Roma Evenementen.
4.2. De definitieve overeenkomst komt tot stand op het moment van de telefonische / persoonlijke toezegging door de opdrachtgever. Vanaf dat moment is de reservering definitief en bindend.

Artikel 5 Uitvoering van een overeenkomst
5.1 Opdrachtnemer zal elke overeenkomst naar beste kunnen uitvoeren, en is gerechtigd bij en voor de uitvoering van een overeenkomst derden in te schakelen.
5.2 Indien tijdens de uitvoering van een overeenkomst wijzigingen van het oorspronkelijke plan noodzakelijk zijn, is de opdrachtnemer gerechtigd deze wijzigingen/ aanpassingen door te voeren, na de opdrachtgever hiervan in kennis te hebben gesteld.
Voor zover deze wijzigingen/ aanpassingen meerwerk tengevolge hebben, zal dit geschieden voor rekening van de opdrachtgever en zal dit meerwerk aan deze afzonderlijk worden gefactureerd.
5.3 Reclames naar aanleiding van de uitvoering van een overeenkomst dienen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vijf kalenderdagen nadat de uitvoering is voltooid, per aangetekende brief aan opdrachtnemer medegedeeld te worden, zulks op straffe van verval van welke aanspraak dan ook.
5.4 Geringe afwijkingen in de uitvoering, ook in esthetische zin, leveren geen grond op tot reclame.
5.5 Het verminderen van het aantal gasten door de opdrachtgever kan tot uiterlijk 10 kalenderdagen voor productiedatum schriftelijk geschieden, indien de totale wijziging niet meer dan 10% van het oorspronkelijke aantal betreft.
Vermindering van het aantal gasten na deze datum zal niet leiden tot een vermindering van de uitkoopsom.
5.6 Bij vermeerdering van het aantal gasten voor de productiedatum, alsmede indien op de productiedatum blijkt dat het aantal gasten meer is dan schriftelijk overeengekomen, zal dit als meerwerk worden beschouwd. Voor dit meerwerk zal de opdrachtgever afzonderlijk worden gefactureerd. Ter zake het aantal gasten dat het evenement hebben bezocht, geldt de door Opdrachtnemer uitgevoerde telling als bindend.

Artikel 6 Verantwoordelijkheden opdrachtgever
6.1. Opdrachtgever dient zelf zorg te dragen voor het verkrijgen van de eventueel noodzakelijke vergunningen en/of ontheffingen met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst, opdrachtnemer spant zich in hierbij behulpzaam te zijn en fungeert desgewenst als contactpersoon bij de betrokken overheidsinstanties. Het ontbreken van de vereiste vergunningen en/of ontheffingen kan voor opdrachtgever geen reden zijn (betalings) verplichtingen jegens opdrachtnemer niet na te komen. Opdrachtgever is verplicht alle wetten, verordeningen, voorschriften, etc. die de gemeente, de brandweer en/of andere autoriteiten ter zake van het evenement vaststellen dan wel van toepassing verklaren, stipt na te leven, dit geldt eveneens voor wet- en regelgeving welke niet specifiek in het onderhavige artikel is omschreven. Eventuele boetes of dwangsommen van de overheid, ongeacht aan wie deze zijn geadresseerd, als gevolg van handelen in strijd met het voorgaande of als gevolg van het handelen in strijd met een andere verplichting van opdrachtgever komen voor rekening van de opdrachtgever. Het ontbreken van vergunningen of ontheffingen of het niet voldoen aan het bestemmingsplan valt niet aan te merken als een gebrek.
6.2. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer van alle aanspraken die verband houden met het niet verkrijgen van de noodzakelijke vergunningen en/of ontheffingen en/of de onjuiste naleving van de daarbij gestelde voorwaarden en/of de van toepassing zijnde regelingen.
6.3 Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de bezoekers/gasten van een krachtens een overeenkomst door opdrachtnemer georganiseerd of uitgevoerd evenement.
6.4 Bij overlast door wangedrag van gasten en/of medewerkers van de opdrachtgever, waaronder begrepen maar niet beperkt tot overmatig alcoholgebruik, drugsgebruik, buitengewone luidruchtigheid is het personeel van Evenementenbureau Roma gerechtigd de betrokken personen te doen verwijderen.
6.5 Electriciteits-, gas-, water-, licht- en rioleringsvoorzieningen dienen door de opdrachtgever zelf te worden verzorgd indien deze niet specifiek van tevoren zijn opgenomen in het voorstel.
6.6 Tenzij anders overeengekomen, zal opdrachtgever op eigen kosten zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen van artiesten en bezoekers van een krachtens een overeenkomst georganiseerd of uitgevoerd evenement. Indien reeds afspraken zijn gemaakt over vorenbedoelde maatregelen, is opdrachtnemer niettemin gerechtigd om aanvullende eisen ter zake te stellen, wanneer gewijzigde omstandigheden daartoe nopen.
6.7 Indien opdrachtgever onvoldoende maatregelen neemt om een veilige uitvoering van een evenement te garanderen, is opdrachtnemer gerechtigd het evenement geheel of gedeeltelijk geen doorgang te laten vinden, zonder dat opdrachtgever enige aanspraak kan maken op een schadevergoeding of korting op de met opdrachtnemer overeengekomen prijs.
6.8 Voor zover er gewerkt wordt met goederen en materialen, welke door de opdrachtnemer ter beschikking worden gesteld, is de opdrachtgever verplicht deze goederen en materialen in dezelfde staat weer aan de opdrachtnemer op te leveren.
6.9 Opdrachtgever draagt er zorg voor, dat een ieder (niet zijnde opdrachtnemer) die in opdracht van de opdrachtgever werkzaam zijn voor, tijdens en na het evenement, als werkgever in de zin van de Arbeidsomstandighedenwet handelt, de voorschriften als omschreven in voornoemde wet en de daarop gebaseerde besluiten in acht neemt.

Artikel 7 Opschorting / annulering
7.1 Opdrachtnemer is gerechtigd de uitvoering van een overeenkomst op te schorten, zodra hij gegronde vrees heeft om aan te nemen dat opdrachtgever niet volledig aan zijn verplichtingen uit deze of andere overeenkomsten zal (kunnen) voldoen.
7.2 Annulering door opdrachtgever dient schriftelijk en gedateerd te geschieden. Aan een mondelinge annulering kan de opdrachtgever geen rechten ontlenen. Men kan pas spreken van annulering, wanneer deze getekend is door opdrachtgever en in bezit is van de opdrachtnemer.
Bij uitstel of annulering door opdrachtgever is deze gehouden aan opdrachtnemer een vergoeding te betalen op basis is van het navolgende percentage:
(a) in geval van annulering uiterlijk honderdtwintig kalenderdagen voor de productiedatum, 50% van de uitkoopsom;
(b) in geval van annulering in de periode liggend tussen honderdtwintig kalenderdagen en dertig kalenderdagen voor de productiedatum, 75% van de uitkoopsom;
(c) in geval van annulering tot uiterlijk dertig kalenderdagen voor de productiedatum, 100 % van de uitkoopsom.
Onverminderd het recht van de opdrachtnemer de werkelijk geleden schade te vorderen indien dit meer bedraagt.
Indien de opdrachtgever het evenement uitstelt wordt dit gezien als annulering tenzij in onderlinge overeenstemming met opdrachtgever een nieuwe productiedatum wordt vastgesteld waarop het evenement doorgang kan vinden en overeenstemming is bereikt ten aanzien van de uitkoopsom.

Artikel 8 Facturen en betaling
8.1 Opdrachtgever dient 8 kalenderdagen voor productiedatum 50% van de totale uitkoopsom betaald te hebben. Na ontvangst van de bevestiging van de opdrachtgever ontvangt deze hiervoor van de opdrachtnemer een voorschotnota.
8.2 De eindfactuur wordt direct na het evenement toegezonden door de opdrachtnemer en deze dient binnen 7 kalenderdagen na de factuurdatum te zijn voldaan door de opdrachtgever.
8.3 Indien de opdrachtgever in gebreke is het voorschot respectievelijk de eindfactuur te voldoen, geldt dit zonder nadere in gebreke stelling als een annulering van de overeenkomst en gelden de bepalingen vermeld in artikel 7.
8.4 Vertragingen bij een uitvoering van een overeenkomst, veroorzaakt door te late betaling van de opdrachtgever, zijn altijd voor risico van de opdrachtgever.
8.5 Reclames naar aanleiding van een factuur dienen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen acht kalenderdagen na de factuurdatum, per aangetekende brief aan opdrachtnemer medegedeeld te worden, zulks op straffe van verval van welke aanspraak dan ook.
8.6 Opdrachtgever zal zonder uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van opdrachtnemer zijn betalingsverplichting niet opschorten, noch hetgeen hij verschuldigd is verrekenen met hetgeen hij eventueel van opdrachtnemer te vorderen heeft.
8.7 Iedere betaling van opdrachtgever strekt in de eerste plaats in mindering van de kosten, vervolgens in mindering van de verschenen rente, en tenslotte in mindering van de aan opdrachtnemer verschuldigde hoofdsom.
8.8 Indien de kostprijs van opdrachtnemer wordt verhoogd als gevolg van tussentijdse tariefwijzigingen van omzetbelasting, premies sociale verzekeringen, loonbelasting of andere overheidsheffingen, dan wel als gevolg van prijswijzigingen van derden, is opdrachtnemer gerechtigd deze wijzigingen door te belasten aan opdrachtgever. Ingeval van door te belasten buitenlandse valuta wordt de op de factuurdatum van opdrachtnemer geldende dagkoers gehanteerd. De opdrachtnemer zal de opdrachtgever hiervan op de hoogte stellen.
8.9 Indien opdrachtgever in verzuim is met de betaling van enig bedrag, is hij vanaf de dag waarop het verzuim is ingetreden over het verschuldigde bedrag een nalatigheidrente aan opdrachtnemer verschuldigd. Deze rente is gelijk aan de wettelijke rente, vermeerderd met twee procentpunten, met een minimum van 12% per jaar.

Artikel 9 Tekortkomingen opdrachtgever
9.1 Indien opdrachtgever toerekenbaar tekort komt in de nakoming van een van zijn verplichtingen uit een overeenkomst, verbeurt hij wegens de daardoor ontstane vertraging aan opdrachtnemer een direct opeisbare boete gelijk aan twee maal de prijs voor de uitvoering van die overeenkomst, zulks onverminderd het recht van opdrachtnemer om in plaats daarvan volledige schadevergoeding te verlangen.
9.2 Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten die opdrachtnemer in het kader van een toerekenbare tekortkoming van opdrachtgever maakt, zullen als schade wegens die tekortkoming door opdrachtgever aan opdrachtnemer worden vergoed. De buitengerechtelijke kosten worden geacht ten minste 15% te bedragen van het door opdrachtnemer van opdrachtgever te vorderen bedrag.

Artikel 10 Aansprakelijkheid
10.1 Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk voor directe schade van de opdrachtgever die rechtstreeks voortvloeit uit het niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomen van de overeenkomst en alleen indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van opdrachtnemer. Voor gevolgschade, zoals winstderving, is opdrachtnemer nimmer aansprakelijk.
10.2 De opdrachtgever vrijwaart de opdrachtnemer uitdrukkelijk voor schade aanspraken van derden.
10.3 In ieder geval is de aansprakelijkheid van opdrachtnemer beperkt tot maximaal de voor volledige uitvoering van het evenement afgesproken of redelijkerwijs te verwachten uitkoopsom van opdrachtnemer.
10.4 Elke aanspraak van opdrachtgever op vergoeding van schade dient aan opdrachtnemer kenbaar te zijn gemaakt binnen acht kalenderdagen na de dag, waarop opdrachtgever zowel met de schade als met de aansprakelijkheid van opdrachtnemer bekend is geworden of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn. Een rechtsvordering van opdrachtgever tot vergoeding van schade vervalt in ieder geval door verloop van achttien maanden na de gebeurtenis waardoor de schade is veroorzaakt.
10.5 De opdrachtgever is aansprakelijk voor alle schade, aan de in art. 6.8 genoemde goederen en materialen, welke niet het gevolg is van normale slijtage, vanaf het moment waarop de opdrachtnemer het werk heeft opgeleverd tot het moment waarop de opdrachtnemer daadwerkelijk met de afbouw aanvangt.
10.6 Aan het gehuurde mogen generlei wijzen veranderingen of beschadigingen worden aangebracht. Eventuele schade, waaronder begrepen de kosten van herstel, moeten door de opdrachtgever aan de opdrachtnemer worden vergoed.
10.7 Onverminderd het voormelde, is opdrachtgever hoofdelijk aansprakelijk voor schade, veroorzaakt door het gedrag van zijn gasten.

Artikel 11 Overmacht
11.1 Een tekortkoming kan wegens overmacht niet aan de tekortkomende partij worden toegerekend, indien zij niet is te wijten aan zijn schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt.
11.2 Voor zover opdrachtnemer voor de uitvoering van een overeenkomst (mede) afhankelijk is van al dan niet door hem ingeschakelde derden, zullen tekortkomingen die het gevolg zijn van een handelen of nalaten van deze derden niet aan opdrachtnemer toegerekend kunnen worden. Onder zodanig handelen of nalaten dient mede verstaan te worden het niet verschijnen van een artiest wegens ziekte of staat van surseance.
11.3 Opdrachtnemer heeft het recht te zorgen voor een behoorlijke vervangende prestatie, indien een overeenkomst als gevolg van onvoorziene omstandigheden geheel of gedeeltelijk niet kan worden uitgevoerd zoals overeengekomen, zonder dat daaruit voor opdrachtgever een recht ontstaat op korting op de overeengekomen prijs of ontbinding van de overeenkomst. Opdrachtnemer is verplicht opdrachtgever op de hoogte te stellen van dergelijke omstandigheden, zodra hij daarvan zelf op de hoogte is.
11.4 Indien de uitvoering van een overeenkomst blijvend onmogelijk zal zijn wegens overmacht aan de zijde van opdrachtnemer, is opdrachtgever aan opdrachtnemer een redelijke vergoeding verschuldigd voor het reeds door opdrachtnemer gepresteerde.

Artikel 12 Intellectuele eigendomsrechten
12.1 Opdrachtgever zal zich ervan onthouden om al dan niet uitgewerkte ideeën of voorstellen van opdrachtnemer in verband met een evenement buiten opdrachtnemer om zelf uit te (laten) voeren of de uitvoering van een evenement te herhalen.
12.2 De auteursrechten van alle ontwerpen van opdrachtnemer zijn en blijven onder alle omstandigheden diens eigendom.
12.3 Zonder schriftelijke toestemming van opdrachtnemer zullen geen geluids- en beeldopnamen van het evenement of een in het kader van een evenement optredende artiest worden vervaardigd.
12.4 Zonder de schriftelijke toestemming van opdrachtnemer zullen geen geluidsdragers, affiches, foto’s of andere artikelen, waarbij de naam of beeltenis van een in het kader van een evenement optredende artiest wordt gebruikt, voor of tijdens of na het optreden worden verkocht.
12.5 Opdrachtgever staat er voor in dat zijn gasten zich aan de bepalingen van dit artikel zullen houden als ware zij als opdrachtgever daaraan gebonden.

Artikel 13 Conversie
Indien een artikel of een gedeelte van een artikel van deze algemene voorwaarden wordt vernietigd of nietig blijkt te zijn blijven de algemene voorwaarden voor het overige in stand.

Artikel 14 Toepasselijk recht en forumkeuze
1. Op alle tussen partijen gesloten overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Tenzij dwingend rechtelijk een ander rechter bevoegd is, is de rechter te ’s-Hertogenbosch bij uitsluiting bevoegd over geschillen tussen partijen te oordelen. Opdrachtgever heeft altijd het recht opdrachtnemer te dagvaarden voor de rechter die zonder voormelde forumkeuze (mede) bevoegd is.

Artikel 15 Huisregels Evenementenbureau RoMa

15.1 Tijdens onze activiteiten worden foto- en video opnames gemaakt ten behoeve van promotiedoeleinden. Een ieder die een door Evenementenbureau RoMa georganiseerde activiteit bezoekt gaat hiermee akkoord!